Come si scrive il verbale di una riunione in inglese? Ecco i nostri suggerimenti

Devi redigere il verbale di una riunione in cui gli intervenuti parlavano in inglese?

I verbali di riunione, documenti di importanza primaria per molte aziende, sono soggetti a un certo grado di formalità e bisogna saperli scrivere in modo efficace, scorrevole, ma al tempo stesso strutturato.

Che cos'è il verbale di una riunione?

Il verbale di una riunione comprende un documento che riassume gli scambi tra i diversi partecipanti e le principali decisioni adottate durante tale riunione.

Qual è lo scopo del verbale di una riunione?

L'obiettivo principale di questo documento è quello di mantenere una registrazione scritta trasparente di quanto detto e di rendere a ciascuno dei partecipanti una sintesi chiara e strutturata della conversazione e delle decisioni prese. In questo modo, tutti gli interessati (compresi quelli che non hanno potuto partecipare alla riunione) possono conoscere l'ordine del giorno, il loro ruolo, i compiti e gli obiettivi.

È anche un modo per evitare qualsiasi confusione o ambiguità che possano essere all'origine di controversie o conflitti. Può anche capitare che autorità giudiziarie richiedano di esaminare relazioni di questo tipo a fini di legge.

I verbali vengono sistematicamente redatti per determinati tipi di riunioni, come un consiglio di amministrazione, un comitato aziendale o un'assemblea generale con i decision-maker di una società. Tuttavia, i verbali possono anche essere molto utili per formalizzare un piano d'azione durante una riunione di team operativo (ad esempio, nel contesto dell'avvio di un nuovo progetto, di un cambio di gestione o di una revisione ecc.).

Chi scrive il verbale di una riunione?

Il più delle volte, i verbali sono redatti da uno dei partecipanti alla riunione. Possono anche essere registrati da un segretario o da un fornitore di servizi esterno. La persona responsabile viene nominata prima dell'inizio della riunione e dovrà prendere appunti lungo tutto il corso della discussione.

Gli elementi da includere nel verbale di una riunione in inglese

Quelli che seguono sono i principali elementi che dovrebbero essere inclusi nel verbale di una riunione:

• i nomi (ed eventualmente le mansioni) dei partecipanti alla riunione (meeting attendees) e degli eventuali assenti che devono essere rappresentati
• il nome della persona che redige la relazione
• i destinatari
• il luogo e la data della riunione
• l'ordine del giorno della riunione (meeting agenda)
• una sintesi degli scambi
• tutte le decisioni e le misure adottate/da adottare (specificando, per ciascuna misura, la data di completamento e l'obiettivo perseguito)
• il piano di azione

Dopo essere stato redatto, il verbale deve essere corretto e approvato da tutti i partecipanti. Se i verbali sono stati redatti in inglese da un non madrelingua inglese, può essere molto opportuno farli revisionare da un madrelingua inglese professionista.

Alcuni buoni accorgimenti da tenere presenti quando si redigono verbali in inglese

Ecco alcuni accorgimenti per scrivere verbali di alta qualità, chiari e leggibili in inglese, sulla base degli appunti presi durante lo scambio:

• Vanno tralasciati i commenti informali, le esitazioni, i termini colloquiali ecc. Per fare ciò, occorrerebbe avere una buona comprensione dell'inglese commerciale
• Strutturare i verbali: con un'intestazione, titoli con i principali argomenti all'ordine del giorno e sottotitoli (punti discussi, decisioni, misure da adottare, ecc.)
• Tralasciare le ridondanze, le divagazioni o digressioni, le questioni in sospeso...
• Curare la stesura: stile, sintassi, grammatica e ortografia in inglese devono essere impeccabili
• Dopo la riunione, non aspettare troppo a lungo per scrivere il verbale (è meglio farlo quando si hanno le discussioni ancora fresche in mente)
• Rimanere neutrali e fattuali (non inserire commenti o osservazioni personali)

A chi posso chiedere di scrivere verbali in inglese?

Va sottolineato che scrivere verbali in inglese è tutt' altro che facile, anche per chi è in possesso di un inglese di alto livello.

I verbali di riunioni in inglese, infatti, devono essere al tempo stesso tecnici e precisi. Chi li redige deve utilizzare una terminologia specialistica e scrivere in modo formale e coerente.

Il modo migliore per garantire che i verbali siano di alto livello è fare ricorso a un madrelingua.

Se la riunione è stata registrata, puoi rivolgerti a un servizio di trascrizione. In Traducta, per esempio, offriamo trascrizioni in inglese e in molte altre lingue.

Offriamo anche servizi di correzione di bozze per contenuti multilingue, in modo che tu possa usufruire della revisione e correzione del tuo verbale di riunione in inglese.

Infine, se vuoi far tradurre verbali da o verso l'inglese, possiamo mettere a tua disposizione un traduttore professionista specializzato nel tuo settore di attività.

→ Nota bene: è importante utilizzare un professionista del paese anglofono coinvolto nella traduzione. Questo perché ci sono alcune differenze tra l'inglese britannico e quello americano.

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